Hoy te traigo un caso real, algo que me pasó hace unos años y que quería compartir contigo.

Hace 8 años tuve que organizar una boda en tiempo récord y te aseguro que fue todo un reto.

Puedes pensar, bueno no debe ser tan difícil organizar una boda en menos de 3 meses. En realidad, no lo es si todo es favorable, pero en este caso, no me lo pusieron nada fácil.

Hubo 6 factores que incrementaron la dificultad:

• El número de invitados (200 personas): No todos los lugares aquí en Mallorca tienen capacidad para ese numero de personas.
• La fecha (víspera de San Juan): es una de las fechas más solicitadas para bodas; ese día la disponibilidad es poca.
• La época del año (temporada alta de bodas): lo que hace que la disponibilidad de los proveedores sea menor todavía.
• Ya tenía otra boda ese día: y no una boda cualquiera, era la boda de mi hermano, que organizaba y a la que, por supuesto, estaba invitada.
• También tenía 2 eventos más 2 días antes: tuve que trabajar muy rápido y mucho para poder tenerlo todo a tiempo y perfectamente organizado.
• Estaba sola en la empresa: tuve que buscar apoyo para poder dar un buen servicio al cliente.

¿Cómo lo hice?

¡Muy rápido! Jajaja.

Ante todo, para poder enfrentarte a esto, debes ser una wedding planner sumamente organizada y llevar tu trabajo al día, en caso contrario, el fracaso está asegurado.

Ya tenía muy avanzados los otros dos eventos, por lo que pude centrarme en la nueva boda.

Una vez hice mi análisis de la boda y de lo que querían y necesitaban, me puse manos a la obra.

La verdad es que no había apenas lugares ni proveedores adecuados para ellos disponibles ya que como he dicho era una fecha complicada y además eran bastantes invitados. Después de tirar de agenda, encontré un lugar, un catering bueno que les encantó, un DJ que les acertó, un fotógrafo y todo lo necesario para que ellos tuvieran la boda de sus sueños y disfrutaran, junto conmigo, la planificación de todos los detalles, que, aunque fue muy rápido, fue bonito y divertido.

Cuando un cliente te contacte con menos de 6 meses para organizar la boda, debes hacerles ver en la primera entrevista que podrás hacerlo pero que deben:

1. Fiarse 100% de ti. Posiblemente no podrás proponerle propuestas tan diversas como si tuvieras un año por delante, por lo que en muchas ocasiones les presentarás únicamente un proveedor que encaje con ellos y deben confiar en ti sin pestañear ya que no hay más opción.

2. Tomar decisiones muy rápido. No hay tiempo para pensar durante 2 semanas la canción de entrada a la ceremonia. Ellos van a tener que poner de su parte también. Porque si no recibes su feedback rápido, no podrás avanzar.

Y te preguntarás, ¿cómo coordinaste la boda si estabas sola en la empresa?

Pues, en esa época busqué una persona de confianza y con experiencia para que me ayudara en las coordinaciones cuando tuviera más de una boda en un día. Y la verdad es que funcionó súper bien.

Es importante buscar a la persona adecuada, que sea profesional y de fiar ya que será la imagen de tu empresa cuando tú no estés.

Para terminar, si alguna vez te encuentras en una situación así, toma nota de estos tips para poder salir del paso con éxito:

• Hacer ver al cliente que debe confiar en ti y ser muy rápido en la toma de decisiones.
• Tener una buena cartera de proveedores.
• Tener a una persona de confianza que te pueda hacer la coordinación del otro evento.
• Tener tu trabajo siempre al día, para poder coger más trabajo en caso de que surja.
• Ser súper organizada.

Gracias por leerme.

Marián